L'assemblée générale est le seul lieu où la copropriété décide : budget, travaux, désignation du syndic, approbation des comptes, modification du règlement. Elle se tient au moins une fois par an. Une AG mal convoquée ou mal consignée peut être contestée, et ses décisions avec elle. Voici la méthode, de la préparation au procès-verbal.
1. Préparer le dossier
Plusieurs semaines avant la date, le syndic rassemble ce que les copropriétaires devront examiner :
- les comptes de l'exercice écoulé : dépenses par poste, encaissements, impayés, solde ;
- le budget prévisionnel de l'exercice suivant, poste par poste ;
- les devis des travaux soumis au vote, idéalement plusieurs par chantier ;
- les contrats à renouveler ou à renégocier : gardiennage, nettoyage, ascenseur, assurance.
2. Rédiger l'ordre du jour
L'ordre du jour est la liste des questions sur lesquelles l'assemblée votera. Règle d'or : une question, une résolution, rédigée de façon précise. « Travaux » ne suffit pas ; « Réfection de l'étanchéité de la toiture du bâtiment B pour un montant maximal de 85 000 MAD, selon le devis joint » permet un vote clair.
Un ordre du jour annuel comprend généralement :
- l'approbation des comptes de l'exercice écoulé ;
- le vote du budget prévisionnel et du rythme des appels de charges ;
- la désignation ou le renouvellement du syndic, le cas échéant ;
- les travaux et contrats soumis au vote ;
- les questions diverses, qui ne peuvent donner lieu qu'à une information, pas à une décision.
3. Convoquer tous les copropriétaires
La convocation est adressée à chaque copropriétaire, sans exception, dans les délais et selon les formes prévus par la loi 18-00 et le règlement de copropriété. Elle indique la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, et joint les documents utiles au vote : comptes, budget, devis.
Les copropriétaires qui ne pourront pas venir peuvent se faire représenter par un mandataire muni d'un pouvoir écrit, dans les conditions fixées par la loi et le règlement. Joindre un modèle de pouvoir à la convocation augmente nettement la participation.
4. Ouvrir la séance
Le jour même, avant tout débat :
- faire signer la feuille de présence, qui indique pour chaque lot le copropriétaire, ses tantièmes, et s'il est présent ou représenté ;
- vérifier et annexer les pouvoirs des absents représentés ;
- constater que le quorum requis est atteint et le noter : sans quorum, l'assemblée ne peut pas délibérer et une nouvelle convocation est nécessaire ;
- désigner le bureau de séance (président, secrétaire) selon ce que prévoit le règlement.
5. Voter résolution par résolution
Chaque question de l'ordre du jour fait l'objet d'un vote distinct. Les voix se comptent en principe selon les quotes-parts de chacun, et la majorité requise dépend de la nature de la décision : la gestion courante, les travaux, la désignation du syndic ou la modification du règlement n'obéissent pas aux mêmes règles. Vérifiez dans la loi et le règlement la majorité applicable à chaque résolution avant la séance, et indiquez-la sur l'ordre du jour.
Pour chaque résolution, notez les voix pour, contre et les abstentions, ainsi que le nom des copropriétaires qui se sont opposés : ce sont ces informations qui figureront au procès-verbal.
6. Rédiger et diffuser le procès-verbal
Le procès-verbal est la mémoire de l'assemblée. Il reprend :
- la date, le lieu, l'heure d'ouverture et de clôture ;
- les présents et représentés, le total de leurs tantièmes, et le quorum constaté ;
- la composition du bureau de séance ;
- pour chaque résolution, son texte exact et le résultat du vote ;
- les signatures prévues par le règlement.
Il est ensuite diffusé à tous les copropriétaires, présents comme absents, puis archivé avec la feuille de présence, les pouvoirs et les preuves de convocation. Ces pièces appartiennent à la copropriété et se transmettent au syndic suivant.
Préparer son AG avec Mollak
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Ce guide décrit une démarche de gestion et ne constitue pas un conseil juridique. Les délais de convocation, les règles de quorum et de majorité sont ceux de la loi n° 18-00 telle que modifiée et de votre règlement de copropriété ; pour un cas particulier, consultez un professionnel du droit.